紙の署名を待つのは、あらゆる契約のスピードを落とします。電子署名を使えば、印刷やスキャンをせずに、数分で署名・被署名を完了できます。
電子署名とは何か？法的効力はあるのか？
電子署名とは、署名者の署名意思を示す電子的な印のことで、手書きの署名、入力したテキスト、アップロードした署名画像などが該当します。米国のESIGN法やEUのeIDAS規則をはじめ、多くの法域で、電子的に署名する意思と同意が示されれば、電子署名は法的効力を持ちます。
いつ電子署名が必要になるか？
契約書、秘密保持契約、内定通知書、取引先契約などが最も一般的なケースです。本来なら印刷・署名・スキャン・メール返送が必要な場面すべてで活用できます。異なる場所にいる複数の関係者が同じ文書に素早く署名する必要がある場合に、特に価値を発揮します。
PDFに電子署名を追加する方法
まず署名の位置と作成方法（手書きで描く、スクリプトフォントで名前を入力する、署名画像をアップロードするなど）を決めます。署名ツールにPDFをアップロードし、正しい位置に署名を配置して、署名済みのコピーを保存します。署名前には必ず文書の最終版であることを確認してください。直前の修正後に再署名するのは手間がかかるため、事前に避けるのが賢明です。
すべて署名が完了したら、誰が文書を閲覧できるか、どこまで共有するかも管理しましょう。これは署名そのものと同じくらい重要です。これらの手順を踏むことで、数日かかっていた紙の手続きを数分に短縮できます。